Du sa att köket skulle ta två helger. Det tog sex. Du sa att rapporten skulle vara klar på fredag, och den blev klar först på onsdagen därpå. Det här har hänt förut, och du sa förmodligen något liknande förra gången.
Mönstret har ett namn: planeringsfelet, som Daniel Kahneman och Amos Tversky introducerade 1979 och som har studerats i årtionden sedan dess. Den här artikeln förklarar vad forskarna upptäckte och ger ett praktiskt sätt att använda ett brev: skriv ner din tidsuppskattning på ett visst datum och låt ditt framtida jag sätta betyg på den.
Vad forskningen visade
År 1994 publicerade Roger Buehler, Dale Griffin och Michael Ross studien ”Exploring the ’planning fallacy’: Why people underestimate their task completion times” i Journal of Personality and Social Psychology. I fem studier visade det sig att människors förutsägelser om sina egna uppgifter – både akademiska och vardagliga – var för optimistiska. När de tänkte högt föreställde de sig hur arbetet skulle flyta på och bortsåg i stort sett från hur liknande projekt hade gått tidigare. De förklarade tidigare förseningar med yttre, tillfälliga engångshändelser, så att de gamla missarna aldrig tycktes räknas.
Två av resultaten är särskilt användbara. När deltagarna ombads att koppla relevanta tidigare erfarenheter till den nya tidsplanen försvann den optimistiska snedvridningen. Och utomstående betraktare som uppskattade hur lång tid andras uppgifter skulle ta gissade på längre tider och lutade sig mer mot tidigare erfarenheter.
Det döljer sig ett praktiskt knep i det sista resultatet: innan du sparar brevet frågar du någon som känner till dina vanor hur lång tid personen tror att projektet kommer att ta, och skriver upp den gissningen bredvid din egen. Den andres tidsuppskattning blir troligen längre. Brevet kommer att avslöja vem av er som hade rätt.
Varför lärdomen aldrig fastnar
Att känna till begreppet verkar inte få problemet att försvinna. En del av förklaringen är att när sanningen väl kommer fram har du ofta glömt exakt vad du förutspådde. Du minns planen i stora drag, men inte den exakta tidsrymd du sa högt. Därför känns förseningen mest som otur, och lärdomen bleknar bort.
Ett brev löser minnesproblemet. Om du skriver ner tidsuppskattningen samma dag som du gör den, och brevet återvänder till dig efter utsatt tid, kan du jämföra prognosen med vad som faktiskt hände. Du kan inte justera siffrorna i smyg i efterhand, eftersom brevet inte går att redigera när det väl har sparats.
Att skriva tidsplaner som går att utvärdera
Vaga uppskattningar går inte att utvärdera. Uttryck som ”snart” eller ”några veckor” hjälper inte ditt framtida jag. Sikta på konkreta datum i stället för vaga tidsangivelser. För varje delmoment i ditt projekt skriver du ner momentets namn och ett kalenderdatum.
Till exempel vid en renovering:
- Målningen klar senast 14 mars.
- Nya bänkskivor på plats före slutet av april.
- Köket användbart senast 15 juni.
Lägg sedan till en ärlig rad om vad som brukar gå snett. ”Leveranstider drar ut på tiden.” ”Jag tappar orken på vardagskvällarna.” ”Jag underskattar tiden det tar att städa undan.” Det är här forskningen ger en värdefull ledtråd: optimismen försvann när människor kopplade sina förutsägelser till tidigare erfarenheter.
Skriv hur lång tid det förra projektet faktiskt tog
Skriv en mening om det senaste liknande projektet och hur lång tid det faktiskt tog. ”Badrummet skulle ta en månad men tog fyra.” Sätt den siffran intill din nya uppskattning och se hur det känns.
Du behöver inte justera ditt datum på en gång. Ibland blir den nya uppskattningen längre, och ibland tror du uppriktigt att den här gången är annorlunda. Men brevet bevarar båda uppgifterna, och efteråt får du se vem som hade rätt.
Själva övningen
Välj ett projekt som du ännu inte har slutfört, någonting med ett par delmoment och en deadline du bryr dig om. Brevet innehåller fem korta saker: delmomenten med datum, raden om vad som brukar gå snett, hur lång tid det förra liknande projektet tog, någon annans gissning och en rad där du förlåter dig själv i förväg om tidsplanen spricker. Du skriver brevet för att lära dig av glappet, så var snäll mot dig själv redan nu.
Välj ett utskicksdatum strax efter den slutliga deadlinen, kanske en vecka eller två senare. Vi skickar brevet till dig med e-post den dagen, mellan klockan 8 och 12 i din tidszon, och då vet du redan hur det gick.
Hur du läser brevet när det kommer
Läs datumen först och stäm sedan av dem mot kalendern. Vilket moment drog ut på tiden, och med hur mycket? Var det momentet du oroade dig för, eller ett helt annat?
Motstå frestelsen att göra resultatet till en fällande dom. Ett missat datum är bara information. Den användbara frågan är varför: var uppgiften större än du trodde, inträffade något utanför din kontroll eller vilade uppskattningen på ett glädjescenario? Skriv svaret under brevet i din egen kopia och använd insikten nästa gång du planerar någonting.
Begränsningarna
Det här är ingen metod för felfria planer. Ingenting i forskningen lovar att tidsuppskattningar blir exakta bara för att du skriver ner dem, och ett brev får inte ett projekt att gå snabbare. Vad det ger dig är ett underlag att lära av.
Det är inte heller något råd om hur du hanterar andras scheman. Om din plan involverar ett arbetslag, en hantverkare eller en arbetsgivare har de personerna sina egna tidsplaner, och du behöver samarbeta direkt med dem.
Ett exempelbrev
Hej, framtida jag,
Här är min renoveringsplan. Målningen klar senast 14 mars, bänkskivorna före slutet av april, ett fungerande kök senast 15 juni. [partnerns namn] gissar på augusti. Förra gången skulle badrummet ta en månad men tog fyra, främst för att vi väntade på kakel, så jag är orolig för bänkskivorna. Om tidsplanen spricker förlåter jag mig själv. Jag vill bara veta vilket datum som rök först, och om jag såg det komma. Och berätta vem av oss som kom närmast sanningen, jag eller [partnerns namn].
[ditt namn]
Skriv ditt brev nu
Välj ett projekt som du inte har avslutat än och dela upp det i tre delmoment. Skriv ett datum för varje moment, en rad om vad som brukar gå snett, hur lång tid det förra liknande projektet tog samt en annan persons gissning. Sätt utskicksdatum till en vecka efter din slutliga deadline, och skicka det.
