Remont kuchni miał zająć dwa weekendy – zeszło sześć. Raport miał być gotowy do piątku, a powstał w kolejną środę. Taka sytuacja zdarza się nie po raz pierwszy i przy poprzednim projekcie padły pewnie bardzo podobne słowa.
To zjawisko ma swoją nazwę: pułapka planowania. Daniel Kahneman i Amos Tversky opisali je po raz pierwszy w 1979 roku i od tego czasu jest przedmiotem wielu badań. Ten artykuł wyjaśnia ustalenia naukowców, a potem proponuje praktyczne wykorzystanie listu: zapisz swoje przewidywania pod konkretną datą i pozwól swojemu przyszłemu ja wystawić im ocenę.
Co mówią badania
W 1994 roku Roger Buehler, Dale Griffin i Michael Ross opublikowali w czasopiśmie „Journal of Personality and Social Psychology” badanie pod tytułem „Exploring the ‘planning fallacy’: Why people underestimate their task completion times”. W pięciu badaniach przewidywania badanych dotyczące ich własnych zadań – zarówno akademickich, jak i codziennych – okazywały się zbyt optymistyczne. Myśląc na głos, uczestnicy wyobrażali sobie bezproblemowy przebieg pracy, w dużej mierze ignorując to, jak podobne zadania wyglądały w przeszłości. Poprzednie opóźnienia przypisywali czynnikom zewnętrznym, tymczasowym i jednorazowym, przez co w ich oczach tamte doświadczenia jakby w ogóle się nie liczyły.
Szczególnie przydatne są dwa wnioski. Kiedy uczestnikom polecono połączyć istotne wcześniejsze doświadczenia z nową prognozą, optymistyczne skrzywienie znikało. Z kolei postronni obserwatorzy oceniający zadania innych osób przewidywali dłuższe terminy i w większym stopniu opierali się na przeszłości.
W tym ostatnim wniosku kryje się praktyczna wskazówka: zanim zapiszesz swój list, zapytaj kogoś, kto dobrze zna twoje nawyki, ile według tej osoby potrwa cały projekt, i dopisz tę ocenę obok własnej. Zapewne wskaże dłuższy czas. List pokaże, kto miał rację.
Dlaczego ta nauczka nie działa na stałe
Świadomość istnienia tego mechanizmu wcale go nie eliminuje. Wynika to między innymi z tego, że zanim nadejdzie termin weryfikacji, dokładne przewidywania często ulatują z pamięci. Pamięta się sam ogólny plan, ale nie konkretną liczbę wypowiedzianą na głos. W efekcie spóźnienie wydaje się zwykłym pechem, a cenna nauczka zaciera się.
List rozwiązuje problem z pamięcią. Jeśli szacunki zostaną zapisane w dniu ich powstania, a list wróci do ciebie po wyznaczonym terminie, łatwo porównasz prognozę z rzeczywistością. Nie da się jej po cichu poprawić, ponieważ zapisanego listu nie można edytować.
Jak zapisywać szacunki, które da się sprawdzić
Niejasnych szacunków nie sposób ocenić. Określenia „niedługo” czy „za parę tygodni” nic nie dadzą twojemu przyszłemu ja. Postaw na konkretne daty, a nie przysłówki. Dla każdego etapu projektu zapisz nazwę etapu i datę w kalendarzu.
Na przykład w przypadku remontu:
- Malowanie zakończone do 14 marca.
- Nowe blaty zamontowane do końca kwietnia.
- Kuchnia gotowa do użytku do 15 czerwca.
Następnie dodaj jedno szczere zdanie o tym, co zwykle zawodzi. „Dostawy się opóźniają”. „Wieczorami w dni powszednie brakuje mi energii”. „Niedoszacowuję czasu na sprzątanie”. W tym miejscu wyniki badań dają jasną podpowiedź: nadmierny optymizm znikał, gdy ludzie wiązali swoje prognozy z konkretnymi doświadczeniami z przeszłości.
Zapisz, ile naprawdę trwał poprzedni projekt
Zapisz jedno zdanie o ostatnim podobnym projekcie i o tym, ile czasu rzeczywiście zajął. „Łazienka miała zająć miesiąc, a zeszły cztery”. Umieść tę liczbę obok nowych szacunków i zobacz, co o tym myślisz.
Nie musisz od razu przesuwać daty. Czasami nowe szacunki okażą się dłuższe, a czasami pojawi się szczere przekonanie, że tym razem będzie inaczej. List utrwali jednak obie te wartości i pozwoli ci później sprawdzić, która z nich była bliższa prawdy.
Ćwiczenie
Wybierz projekt, który wciąż czeka na ukończenie – przedsięwzięcie z kilkoma etapami i terminem, na którym ci zależy. List ma zawierać pięć zwięzłych elementów: etapy z datami, zdanie o typowych przeszkodach, rzeczywisty czas trwania poprzedniego podobnego projektu, prognozę kogoś innego oraz jedno zdanie, którym z góry sobie wybaczasz, jeśli terminy się przesuną. Pisz z myślą o wyciągnięciu nauki z różnicy między planem a faktami, zachowaj więc wyrozumiałość.
Wybierz datę wysyłki przypadającą krótko po ostatecznym terminie, na przykład tydzień lub dwa tygodnie później. W wybranym dniu wyślemy ci list e-mailem między 8:00 a południem w twojej strefie czasowej – wtedy wszystko będzie już jasne.
Jak czytać list po jego nadejściu
Najpierw przeczytaj daty, a potem zestaw je z kalendarzem. Który etap się opóźnił i o ile? Czy to właśnie ten etap budził obawy, czy może zupełnie inny?
Oprzyj się pokusie traktowania wyniku jak wyroku. Przekroczony termin to po prostu dane. Warto zapytać o przyczyny: czy zadanie okazało się większe, niż się wydawało, czy wydarzyło się coś poza twoją kontrolą, czy może szacunki opierały się na najbardziej optymistycznym scenariuszu? Zapisz odpowiedź pod tekstem listu we własnej kopii i wykorzystaj ją przy kolejnym planowaniu.
Ograniczenia tej metody
To nie jest metoda tworzenia idealnych planów. Nic w tych badaniach nie obiecuje, że spisanie szacunków uczyni je trafnymi, a list nie przyspieszy pracy nad projektem. Daje po prostu zapis, z którego można się uczyć.
Nie jest to również wskazówka, jak zarządzać harmonogramem innych ludzi. Jeśli twój plan obejmuje zespół, wykonawcę lub pracodawcę, te osoby będą miały własne szacunki i konieczna będzie bezpośrednia współpraca z nimi.
Przykładowy list
Cześć, przyszłe ja,
Oto mój plan remontu. Malowanie do 14 marca, blaty do końca kwietnia, działająca kuchnia do 15 czerwca. [imię partnera lub partnerki] stawia na sierpień. Ostatnim razem łazienka miała zająć miesiąc, a zeszły cztery, głównie przez czekanie na płytki, dlatego denerwuję się o blaty. Jeśli terminy się przesuną, wybaczam sobie. Chcę tylko wiedzieć, co przesunęło się jako pierwsze i czy udało mi się to przewidzieć. I napisz mi, kto był bliżej prawdy: ja czy [imię partnera lub partnerki].
[twoje imię]
Napisz swój list teraz
Wybierz projekt, który wciąż czeka na ukończenie, i podziel go na trzy etapy. Zapisz datę dla każdego z nich, jedno zdanie o tym, co zazwyczaj zawodzi, rzeczywisty czas trwania poprzedniego podobnego przedsięwzięcia oraz szacunek innej osoby. Ustaw datę wysyłki na tydzień po ostatecznym terminie i wyślij swój list.
