Je zei dat de keuken twee weekends zou kosten. Het kostte zes. Je zei dat het rapport vrijdag klaar zou zijn, en het was pas de woensdag erna klaar. Dit is eerder gebeurd, en waarschijnlijk zei je de vorige keer iets vergelijkbaars.
Dat patroon heeft een naam: de planningsfout. Daniel Kahneman en Amos Tversky introduceerden die in 1979, en sindsdien is ze al tientallen jaren onderzocht. Dit artikel legt uit wat onderzoekers hebben ontdekt en laat dan zien hoe een brief daarvoor praktisch kan worden gebruikt: leg je schatting vast op een datum, en laat je toekomstige zelf er een cijfer voor geven.
Wat het onderzoek vond
In 1994 publiceerden Roger Buehler, Dale Griffin en Michael Ross “Exploring the ‘planning fallacy’: Why people underestimate their task completion times” in het Journal of Personality and Social Psychology. In vijf studies waren de voorspellingen van mensen over hun eigen academische en alledaagse taken te optimistisch. Wanneer ze hardop nadachten, stelden ze zich voor hoe de taak zou verlopen en negeerden ze meestal hoe vergelijkbare taken eerder waren verlopen. Ze schreven hun eerdere missers toe aan externe, tijdelijke, eenmalige oorzaken, waardoor de missers nooit echt leken mee te tellen.
Twee resultaten zijn vooral nuttig. Toen aan mensen werd gevraagd relevante ervaringen uit het verleden aan de nieuwe voorspelling te koppelen, verdween de optimistische vertekening. En waarnemers die de taken van anderen voorspelden, schatten de tijd langer in en leunden meer op ervaring uit het verleden.
In dat laatste resultaat zit een praktische truc verborgen: vraag voordat je de brief opslaat iemand die je gewoonten kent hoe lang die denkt dat het project duurt, en schrijf die schatting naast de jouwe. De schatting van die persoon is waarschijnlijk langer. De brief laat zien wie van jullie gelijk had.
Waarom de les nooit blijft hangen
Weten hoe het heet, lijkt het niet te laten verdwijnen. Een deel van de reden is dat je tegen de tijd dat de uitkomst bekend is, vaak precies bent vergeten wat je voorspelde. Je herinnert je het plan, maar niet het getal dat je hardop noemde. De misser voelt als pech, en de les vervaagt.
Een brief lost het geheugenprobleem op. Als je de schatting opschrijft op de dag dat je hem maakte, en de brief na de deadline bij je terugkomt, kun je de voorspelling vergelijken met wat er is gebeurd. Je kunt hem niet ongemerkt aanpassen, want de brief kan niet meer worden bewerkt nadat je hem hebt opgeslagen.
Schattingen die je later kunt controleren
Vage schattingen kun je niet beoordelen. “Binnenkort” en “een paar weken” helpen je toekomstige zelf niet. Mik op data, niet op bijwoorden. Schrijf bij elke fase van je project de naam van de fase en een kalenderdatum op.
Bijvoorbeeld voor een verbouwing:
- Schilderwerk klaar op 14 maart.
- Nieuwe werkbladen erin eind april.
- Keuken bruikbaar op 15 juni.
Voeg daarna één eerlijke regel toe over wat meestal misgaat. “Leverdata schuiven op.” “Op doordeweekse avonden raak ik mijn energie kwijt.” “Ik onderschat het opruimen.” Hier geeft het onderzoek je een aanwijzing: de optimistische vertekening verdween toen mensen hun voorspellingen aan relevante ervaringen uit het verleden koppelden.
Schrijf op hoe lang het vorige project echt duurde
Schrijf één zin over het laatste vergelijkbare project en hoe lang het echt duurde. “De badkamer zou een maand duren en duurde vier maanden.” Zet dat getal naast je nieuwe schatting, en kijk hoe je je daarbij voelt.
Je hoeft je datum niet meteen aan te passen. Soms wordt de nieuwe schatting langer, en soms geloof je oprecht dat het deze keer anders is. Maar de brief legt beide vast, en achteraf zie je welke van de twee gelijk had.
De oefening
Kies een project dat nog niet af is, iets met een paar fasen en een deadline waar je om geeft. De brief bevat vijf korte dingen: de fasen met data, de regel over wat meestal misgaat, hoe lang het vorige vergelijkbare project echt duurde, de schatting van iemand anders, en één regel waarin je jezelf van tevoren vergeeft als de data opschuiven. Je schrijft hem om van het verschil te leren, dus wees er nu al mild over.
Kies een verzenddatum kort na de laatste deadline, misschien een week of twee later. We sturen je de brief per e-mail op die dag, tussen 8.00 uur en 12.00 uur in je tijdzone, en tegen die tijd weet je hoe het is gegaan.
Zo lees je hem als hij aankomt
Lees eerst de data en controleer ze daarna met de kalender. Welke fase liep uit, en met hoeveel? Was het de fase waar je je zorgen over maakte, of een andere?
Weersta de neiging om het resultaat in een oordeel om te zetten. Een gemiste datum is informatie. De nuttige vraag is waarom: was de taak groter dan je dacht, gebeurde er iets buiten je invloed, of rustte de schatting op een scenario waarin alles meezit? Schrijf je antwoord onder de brief in je eigen kopie, en gebruik het de volgende keer dat je iets plant.
De grenzen
Dit is geen methode voor perfecte plannen. Niets in het onderzoek belooft dat het opschrijven van schattingen ze nauwkeurig maakt, en een brief maakt een project niet sneller. Het geeft je een verslag om van te leren.
Het is ook geen advies over hoe je de planning van iemand anders beheert. Als je plan een team, een aannemer of een werkgever betrekt, hebben die mensen hun eigen schattingen, en misschien moet je rechtstreeks met hen overleggen.
Een voorbeeldbrief
Hoi, toekomstige ik,
Hier is mijn verbouwingsplan. Schilderwerk klaar op 14 maart, werkbladen erin eind april, een werkende keuken op 15 juni. [naam partner] zegt augustus. De vorige keer zou de badkamer een maand duren en duurde hij vier maanden, vooral door het wachten op tegels, dus ik ben zenuwachtig over de werkbladen. Als de data opschuiven, vergeef ik mezelf. Ik wil alleen weten welke als eerste opschoof, en of ik het zag aankomen. En vertel me wie er dichter bij zat, ik of [naam partner].
[je naam]
Schrijf nu je brief
Kies een project dat nog niet af is, en splits het in drie fasen. Schrijf bij elke fase een datum, één regel over wat meestal misgaat, hoe lang het vorige vergelijkbare project duurde en de schatting van iemand anders. Stel de verzenddatum in op een week na je laatste deadline, en plan de brief in.
