Você disse que a cozinha levaria dois fins de semana. Levou seis. Você disse que o relatório ficaria pronto até sexta-feira, e ele ficou pronto na quarta-feira seguinte. Isso já aconteceu antes, e você provavelmente disse algo parecido da última vez.
Esse padrão tem nome: a falácia do planejamento, apresentada por Daniel Kahneman e Amos Tversky em 1979 e estudada por décadas desde então. Este artigo explica o que os pesquisadores descobriram e depois propõe um uso prático para uma carta: registre a sua estimativa com data, e deixe o seu eu do futuro dar a nota.
O que a pesquisa descobriu
Em 1994, Roger Buehler, Dale Griffin e Michael Ross publicaram “Exploring the ‘planning fallacy’: Why people underestimate their task completion times” no Journal of Personality and Social Psychology. Em cinco estudos, as previsões das pessoas para as suas próprias tarefas acadêmicas e cotidianas eram otimistas demais. Quando pensavam em voz alta, imaginavam como a tarefa aconteceria e ignoravam quase por completo como tarefas parecidas tinham corrido antes. Elas atribuíam os erros passados a causas externas, temporárias e pontuais, de modo que os erros nunca pareciam contar.
Dois resultados são úteis aqui. Quando as pessoas eram orientadas a ligar experiências passadas relevantes à nova previsão, o viés otimista desaparecia. E observadores prevendo as tarefas de outras pessoas estimavam tempos mais longos e se apoiavam mais na experiência passada.
Existe um truque prático escondido nesse último resultado: antes de salvar a carta, pergunte a alguém que conhece os seus hábitos quanto tempo a pessoa acha que o projeto vai levar, e escreva o palpite dela ao lado do seu. O dela provavelmente será mais longo. A carta vai dizer quem dos dois acertou.
Por que a lição nunca fica
Saber o nome não parece fazer o problema desaparecer. Parte da razão é que, quando a verdade chega, você muitas vezes já esqueceu o que previu exatamente. Você lembra do plano, mas não do número que disse em voz alta. Assim, o erro parece azar, e a lição vai embora.
Uma carta resolve o problema da memória. Se você anota a estimativa no dia em que fez, e ela volta para você depois do prazo, dá para comparar a previsão com o que aconteceu. Você não pode ajustá-la em silêncio, porque a carta não pode ser editada depois que você a salva.
Escreva estimativas que dão para conferir
Estimativas vagas não podem ser avaliadas. “Em breve” e “umas poucas semanas” não servem para o seu eu do futuro. Busque datas, não advérbios. Para cada etapa do seu projeto, escreva um nome de etapa e uma data do calendário.
Por exemplo, para uma reforma:
- Pintura pronta até 14 de março.
- Bancadas novas instaladas até o fim de abril.
- Cozinha utilizável até 15 de junho.
Depois acrescente uma linha honesta sobre o que costuma dar errado. “Os prazos de entrega atrasam.” “Fico sem energia nas noites de semana.” “Subestimo a limpeza.” É aqui que a pesquisa dá uma dica: o otimismo desaparecia quando as pessoas ligavam as suas previsões a experiências passadas relevantes.
Escreva quanto tempo o último levou de verdade
Escreva uma frase sobre o último projeto parecido e quanto tempo ele levou de verdade. “O banheiro deveria levar um mês e levou quatro.” Coloque esse número ao lado da sua nova estimativa, e veja como você se sente com ele.
Você não precisa ajustar a sua data logo. Às vezes a nova estimativa vai ser mais longa, e às vezes você vai acreditar de verdade que desta vez é diferente. Mas a carta vai registrar as duas, e você vai ver depois qual delas estava certa.
O exercício
Escolha um projeto que você não terminou, algo com algumas etapas e um prazo que importa para você. A carta guarda cinco coisas curtas: as etapas com datas, a linha sobre o que costuma dar errado, quanto tempo o último projeto parecido levou de verdade, o palpite de outra pessoa, e uma linha em que você se perdoa de antemão caso as datas atrasem. Você está escrevendo a carta para aprender com a diferença, então trate-se com gentileza agora.
Escolha a data de envio pouco depois do prazo final, talvez uma ou duas semanas depois. Enviamos a carta para o seu e-mail nesse dia, entre 8h e meio-dia no seu fuso horário, e até lá você já vai saber como foi.
Como ler a carta quando ela chegar
Leia as datas primeiro, depois confira-as no calendário. Qual etapa atrasou, e quanto? Foi a etapa que preocupava você, ou outra?
Resista à vontade de transformar o resultado em veredito. Uma data perdida é um dado. A pergunta útil é por quê: a tarefa era maior do que você pensava, aconteceu algo fora do seu controle, ou a estimativa se apoiava num cenário em que tudo dava certo? Escreva a sua resposta embaixo da carta, na sua cópia, e use-a na próxima vez em que for planejar algo.
Os limites
Este não é um método para planos perfeitos. Nada na pesquisa promete que anotar as estimativas vai torná-las precisas, e uma carta não vai fazer um projeto andar mais rápido. Ela dá a você um registro para aprender.
Também não é um conselho sobre como administrar o cronograma de outra pessoa. Se o seu plano envolve uma equipe, um empreiteiro ou um empregador, essas pessoas vão ter as suas próprias estimativas, e talvez você precise trabalhar diretamente com elas.
Um exemplo de carta
Olá, eu do futuro,
Aqui está o meu plano da reforma. Pintura até 14 de março, bancadas até o fim de abril, cozinha funcionando até 15 de junho. [nome da pessoa parceira] diz agosto. Da última vez, o banheiro deveria levar um mês e levou quatro, quase tudo por causa da espera pelos azulejos, então as bancadas já me preocupam. Se as datas atrasarem, eu me perdoo. Eu só queria saber qual atrasou primeiro, e se eu vi isso chegando. E me diga quem chegou mais perto, eu ou [nome da pessoa parceira].
[seu nome]
Escreva sua carta agora
Escolha um projeto que você ainda não terminou, e divida-o em três etapas. Escreva uma data para cada uma, uma linha sobre o que costuma dar errado, quanto tempo durou o último projeto parecido, e o palpite de outra pessoa. Marque a data de envio uma semana depois do seu prazo final, e envie.
