Bạn đã nói việc sửa bếp sẽ mất hai cuối tuần. Thực tế mất sáu cuối tuần. Bạn đã nói báo cáo sẽ xong trước thứ Sáu, nhưng thực tế xong vào thứ Tư tuần sau. Chuyện này đã xảy ra trước đây, và có lẽ lần trước bạn cũng nói điều tương tự.
Kiểu lặp lại này có một cái tên là ngụy biện lập kế hoạch (planning fallacy), khái niệm do Daniel Kahneman và Amos Tversky đưa ra năm 1979 và đã được nghiên cứu suốt nhiều thập kỷ sau đó. Bài viết này trình bày những gì các nhà nghiên cứu tìm thấy, rồi đề xuất một cách dùng thực tế cho lá thư: ghi lại ước tính của bạn vào một ngày nhất định, và để bản thân trong tương lai chấm điểm nó.
Các nhà nghiên cứu đã phát hiện gì
Năm 1994, Roger Buehler, Dale Griffin và Michael Ross công bố bài “Exploring the ‘planning fallacy’: Why people underestimate their task completion times” trên tạp chí Journal of Personality and Social Psychology. Qua năm nghiên cứu, dự đoán của mọi người về các công việc học tập và công việc thường ngày của chính họ đều quá lạc quan. Khi nghĩ thành tiếng, họ hình dung công việc sẽ diễn ra thế nào, và phần lớn bỏ qua cách những công việc tương tự đã diễn ra trước đó. Họ gán những lần trượt dự đoán cho các nguyên nhân bên ngoài, tạm thời và chỉ xảy ra một lần, nên những lần trượt ấy dường như chẳng bao giờ được tính.
Có hai kết quả hữu ích nhất. Khi mọi người được yêu cầu liên hệ những trải nghiệm trước đây có liên quan với dự đoán mới, thiên kiến lạc quan biến mất. Và những người quan sát dự đoán công việc của người khác đoán thời gian dài hơn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm quá khứ nhiều hơn.
Trong kết quả cuối cùng ấy có một mẹo thực tế: trước khi lưu thư, hãy hỏi một người hiểu thói quen của bạn xem họ nghĩ dự án sẽ mất bao lâu, rồi ghi ước đoán của họ cạnh ước đoán của bạn. Ước đoán của họ có lẽ sẽ dài hơn. Lá thư sẽ cho bạn biết ai trong hai người đã đúng.
Vì sao bài học mãi không đọng lại
Biết tên của hiện tượng này dường như cũng không làm nó biến mất. Một phần lý do là khi sự thật đến nơi, bạn thường đã quên chính xác mình đã dự đoán gì. Bạn nhớ kế hoạch, nhưng không nhớ con số bạn đã nói thành lời. Vì vậy, lần trượt ấy có vẻ như chỉ là xui xẻo, và bài học dần phai nhạt.
Lá thư giải quyết vấn đề trí nhớ. Nếu bạn ghi lại ước tính vào ngày bạn đưa ra nó, và thư được gửi đến bạn sau hạn chót, bạn có thể so sánh dự báo với điều đã thực sự xảy ra. Bạn không thể lặng lẽ điều chỉnh nó, vì thư không thể chỉnh sửa sau khi đã lưu.
Viết ước tính có thể kiểm chứng
Ước tính mơ hồ thì không thể chấm điểm. “Sớm thôi” và “vài tuần nữa” chẳng giúp ích gì cho bản thân trong tương lai. Hãy nhắm đến những ngày cụ thể chứ đừng dùng những từ chung chung. Với mỗi giai đoạn của dự án, hãy ghi tên giai đoạn và một ngày trên lịch.
Ví dụ, với một đợt sửa nhà:
- Sơn xong trước ngày 14 tháng Ba.
- Lắp xong mặt bếp mới vào cuối tháng Tư.
- Bếp có thể sử dụng được trước ngày 15 tháng Sáu.
Sau đó, hãy thêm một dòng trung thực về điều thường hay trục trặc. “Ngày giao hàng thường bị trễ.” “Buổi tối các ngày thường tôi cạn sức.” “Tôi hay đánh giá thấp việc dọn dẹp.” Ở đây, nghiên cứu gợi ý cho bạn một manh mối: thiên kiến lạc quan đã biến mất khi mọi người liên hệ dự đoán của mình với các trải nghiệm trước đây có liên quan.
Ghi lại lần trước thực sự mất bao lâu
Hãy viết một câu về dự án tương tự gần nhất và nó thực sự mất bao lâu. “Phòng tắm lẽ ra phải mất một tháng, nhưng mất bốn tháng.” Đặt con số đó cạnh ước tính mới của bạn, rồi xem bạn cảm thấy thế nào về nó.
Bạn không cần điều chỉnh ngày ngay lập tức. Đôi khi ước tính mới sẽ dài hơn, và đôi khi bạn thật lòng tin lần này khác. Nhưng lá thư sẽ ghi lại cả hai, và sau đó bạn sẽ thấy ước tính nào đã đúng.
Bài tập
Hãy chọn một dự án bạn chưa hoàn thành, có vài giai đoạn và một hạn chót mà bạn quan tâm. Lá thư gồm năm phần ngắn: các giai đoạn kèm ngày tháng, dòng về điều thường hay trục trặc, dự án tương tự gần nhất thực sự mất bao lâu, ước đoán của người khác, và một dòng tha thứ trước cho chính mình nếu các ngày bị trễ. Bạn viết để học từ khoảng cách đó, nên hãy tử tế với chính mình ngay từ bây giờ.
Chọn ngày gửi ngay sau hạn chót cuối cùng, có thể sau một hoặc hai tuần. Chúng tôi gửi thư đến email của bạn vào ngày đó, từ 8:00 đến trưa theo múi giờ của bạn, và lúc ấy bạn sẽ biết mọi chuyện đã diễn ra thế nào.
Cách đọc khi thư đến
Hãy đọc các ngày trước, rồi đối chiếu chúng với lịch. Giai đoạn nào bị trễ, và trễ bao nhiêu? Đó có phải là giai đoạn bạn lo lắng hay là một giai đoạn khác?
Hãy cưỡng lại thôi thúc biến kết quả thành một lời phán xét. Một ngày bị lỡ chỉ là một dữ kiện. Câu hỏi hữu ích là vì sao: công việc lớn hơn bạn nghĩ, có điều gì ngoài tầm kiểm soát xảy ra, hay ước tính chỉ dựa trên kịch bản thuận lợi nhất? Hãy viết câu trả lời bên dưới lá thư trong bản sao của riêng bạn, và dùng nó lần sau khi bạn lên kế hoạch cho việc gì đó.
Giới hạn
Đây không phải là phương pháp cho những kế hoạch hoàn hảo. Không có nghiên cứu nào hứa hẹn rằng việc viết ước tính xuống sẽ làm chúng chính xác hơn, và một lá thư cũng sẽ không khiến dự án tiến nhanh hơn. Nó chỉ cho bạn một ghi chép để học hỏi.
Đây cũng không phải lời khuyên về cách quản lý lịch trình của người khác. Nếu kế hoạch của bạn có liên quan đến một nhóm, một nhà thầu hay một nhà tuyển dụng, những người đó sẽ có ước tính riêng của họ, và bạn có thể cần làm việc trực tiếp với họ.
Một thư mẫu
Chào bản thân trong tương lai,
Đây là kế hoạch sửa sang nhà của tôi. Sơn xong trước ngày 14 tháng Ba, mặt bếp xong vào cuối tháng Tư, và bếp dùng được trước ngày 15 tháng Sáu. [tên bạn đời] nói là tháng Tám. Lần trước, phòng tắm lẽ ra mất một tháng nhưng lại mất bốn tháng, phần lớn là chờ gạch, nên tôi lo về mặt bếp. Nếu các ngày bị trễ, tôi tha thứ cho chính mình. Tôi chỉ muốn biết mốc nào trễ trước, và tôi có đoán trước được điều đó không. Và kể cho tôi nghe ai gần đúng hơn, tôi hay [tên bạn đời].
[tên của bạn]
Viết thư của bạn ngay bây giờ
Hãy chọn một dự án bạn chưa hoàn thành, và chia nó thành ba giai đoạn. Ghi một ngày cho mỗi giai đoạn, một dòng về điều thường hay trục trặc, thời gian của dự án tương tự gần nhất, và ước đoán của một người khác. Đặt ngày gửi cách hạn chót cuối cùng một tuần, rồi gửi đi.
