Waarom het eerste jaar de moeite waard is om vast te leggen
De eerste maand in een nieuwe baan gaat sneller dan je verwacht. Namen en de ongeschreven regels glippen je uit het hoofd op een manier die je verrast, en een brief is een manier om er een paar vast te houden. Na een paar maanden kan de eerste week aanvoelen als een deel van een ander leven. Met een brief leg je het beeld vast terwijl je het nog scherp ziet.
Denk aan de momenten die je in de eerste week hebben verrast, goed of slecht. Schrijf er één van elk op. Verrassingen zijn vaak de eerste aanwijzingen over wat de baan van je zal vragen.
Het eerste jaar vastleggen laat je vooruitgang zien die dag na dag moeilijk op te merken is. Op een willekeurige maandag voel je je misschien geen expert, maar een brief die in het voorjaar is geschreven, laat je in de herfst zien hoeveel je begrijpt.
Als je van carrière wisselt, en niet alleen van baan, doet de brief meer voor je. Een carrièrewissel is een grotere stap dan een nieuwe baan, omdat je dan ook een vertrouwde identiteit achterlaat en niet alleen een werkplek. Schrijf twee korte lijstjes: wat je achterlaat, en waar je naartoe werkt. Als je ze naast elkaar ziet, voelt de verandering misschien minder vaag.
Houd de details over je werk algemeen. Noem je werkgever, je manager of je team niet. De brief wordt als gewone tekst op onze server bewaard, dus een aanduiding zoals “mijn manager” is genoeg.
Gebruik voor deze brief een persoonlijk e-mailadres, niet je nieuwe zakelijke e-mailadres. Werkaccounts worden afgesloten als mensen vertrekken, en een brief voor over een jaar kan binnenkomen na een verandering die je nu nog niet kunt zien.
Wat je hoopt te leren
Begin met de vaardigheden en kennis die je in het eerste jaar wilt opbouwen. Wees concreet. “Beter worden in mijn werk” is lastig te controleren. “Leren hoe het maandrapport wordt opgesteld, en het aan een nieuwe collega uitleggen” is iets wat je kunt zien en testen.
Als je nog niet zeker weet waarop je wilt hopen, schrijf dan een vraag op: wat weten de mensen van wie ik zou willen leren, dat ik niet weet? Je antwoord wijst meestal naar een wens.
Schrijf drie tot vijf wensen op. Voeg bij elke wens een regel toe over waarom die voor jou belangrijk is, en voor niemand anders. Die reden houdt de wens verbonden met je eigen leven, en hij blijft logisch als het werk routine begint te worden. Enkele voorbeelden:
- Leer de hulpmiddelen die het team elke dag gebruikt.
- Begrijp één onderdeel van het werk goed genoeg om het uit te leggen.
- Bouw één werkrelatie op buiten je eigen team.
Laat promotie, salaris en functietitels weg. Die hangen af van dingen die je niet in de hand hebt, en de brief werkt beter als hij beschrijft wat je zelf kunt. Een wens over leren blijft volgend jaar nuttig, ook als de baan er dan anders uitziet.
Waar je zenuwachtig van wordt
Zenuwen horen bij een nieuwe functie, en als je ze benoemt, worden ze vaak kleiner. Schrijf elke zorg op in één gewone zin. Je schrijft misschien: “Ik ben bang dat ik twee keer dezelfde vraag stel”, of “Ik maak me zorgen dat mensen merken hoeveel ik nog niet weet.”
Let op welke zorgen elke dag terugkomen. Dat zijn meestal de zorgen die het eerst de moeite waard zijn om op te schrijven, want ze nemen ruimte in die je voor het werk kunt gebruiken.
Sorteer daarna elke zorg in een van twee groepen. In de eerste groep staan zorgen waar je deze maand iets aan kunt doen, zoals vragen om een korte rondleiding door een systeem. In de tweede groep staan zorgen die je niet in de hand hebt, zoals hoe iemand anders reageert op je eerste presentatie. Door zo te sorteren wordt de lijst lichter, want de eerste groep heeft een volgende stap.
Schrijf niet: “Ik stop met me zorgen maken.” Dat is geen plan, en het zet een brief die vriendelijk moet zijn onder druk. Een betere zin is: “Ik vraag maandag om de rondleiding, en ik schrijf op wat ik leer.”
Gewoonten om te bewaken terwijl je went
Nieuwe functies nemen vaak de agenda over. Kies een paar gewoonten die je wilt bewaken voordat ze wegglijden, zoals deze:
- Regelmatig slapen, ongeveer op dezelfde tijden op werkdagen.
- Elke dag één uur waarin geen werk zit.
- Eén vriend of vriendin buiten het werk met wie je elke week praat.
Toets elke gewoonte aan de slechtste week van de maand. Lukt het je dan niet, maak hem dan kleiner totdat het wel lukt. Geef elke gewoonte een kleine eerste stap, zoals een herinnering voor bedtijd instellen op je telefoon, het uur in je agenda blokkeren, of een belafspraak voor zaterdagochtend maken. Gewoonten met een vast tijdstip en een vaste plek houd je tijdens een drukke week makkelijker vol dan gewoonten die alleen op goede bedoelingen rusten.
De dienst stuurt geen herinneringen of controlemomenten, dus het terugkijken is aan jou. Zet een notitie in je agenda voor de dag dat de brief aankomt, met een regel over de gewoonten die je wilt nakijken.
Een voorbeeldbrief uit de eerste week
Hier is een korte voorbeeldbrief, geschreven na de eerste week. Pas de details aan je eigen werk aan.
Hoi, toekomstige ik,
De eerste week zit erop. Ik heb de koffieautomaat overleefd en het pasje dat bij de derde deur niet werkt. Ik weet nog steeds niet waar de gedeelde map staat, en niemand lijkt het erg te vinden dat ik vraag.
Iets wat ik heb geleerd: het donderdagoverleg gaat minder over beslissingen en meer over wie de volgende taak oppakt. Let daar goed op.
Iets wat me nog steeds in de war brengt: hoe goedkeuringen werken als twee teams het oneens zijn. Ik vraag [naam collega], die hier het langst werkt, op maandag.
Een gewoonte die ik bewaak: deze week minstens twee keer uiterlijk om 18.00 uur weg, ook als de inbox nog open staat.
[je naam]
Voeg voordat je de brief verstuurt de persoon toe die je in de eerste week het meest heeft geholpen, en wat die persoon deed. Een voornaam of een functie is genoeg, en over een jaar ben je misschien blij met die herinnering.
Voor een brief die je pas na je eerste jaar opent, is de optie “één jaar” de snelste keuze. Heeft je baan na drie of zes maanden een beoordelingsgesprek, dan geeft een tweede brief voor de week ervoor je eigen aantekeningen mee. We sturen elke brief op zijn dag per e-mail, tussen 8.00 uur en 12.00 uur in je eigen tijdzone. Het succesbericht op het scherm is de enige bevestiging die je krijgt, dus bewaar zelf een kopie.
Schrijf nu je brief
Schrijf drie wensen op, één zorg met de stap die je ertegen kunt zetten, en één gewoonte om te bewaken, alles in gewone woorden. Laat namen van werkgevers, salaris en promotie weg, en houd de toon vriendelijk. Kies daarna de datum, controleer of het adres een persoonlijk adres is, en verstuur de brief.
